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Datenschutzrechtliche Auskunftsersuchen und Überlassen einer Kopie

Immer wieder stellt sich im Rahmen von datenschutzrechtlichen Auskunftsersuchen die Frage, in welchem Umfang Verantwortliche verpflichtet sind, einem Antragsteller oder einer Antragstellerin eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen? Genügt eine strukturierte Übersicht der verarbeiteten personenbezogenen Daten oder sind Kopien konkreter Dokumente zur Verfügung zu stellen?

Eine Antwort liefern EuGH‑Rechtsprechung, deutsche Gerichte und aufsichtsbehördliche Hinweise. Dennoch bleibt die Umsetzung des Auskunftbegehrens in der Praxis anspruchsvoll.

Rechtlicher Rahmen zum Überlassen einer Kopie im Überblick

Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 2, Abs. 3 Satz 1 DSGVO begründet die Pflicht des Verantwortlichen, einer betroffenen Person eine Kopie ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Voraussetzung ist, dass

  • die angeforderten Informationen personenbezogene Daten des Antragstellers enthalten,
  • das angefragte Unternehmen Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist und
  • der Anspruch nicht rechtsmissbräuchlich ist.

Was heißt aber Kopie?

Rechtsprechung zur Bereitstellung einer Kopie

EuGH

Der EuGH hat in seiner Entscheidung vom 4. Mai 2023 (C-487/21) und erneut in der Entscheidung vom 26. Oktober 2023 (C-307/22) klargestellt, dass Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DSGVO kein anderes Recht gewährt als Art. 15 Abs. 1 und lediglich die Modalitäten der Auskunft regelt. Der Begriff „Kopie“ bezieht sich nach Auffassung des EuGH nicht auf ein Dokument als solches, sondern auf die personenbezogenen Daten, die vollständig enthalten sein müssen. Das Gericht hält nur ausnahmsweise eine Kopie von Dokumenten oder Dokumentauszügen für notwendig, wenn dies für die Verständlichkeit der Daten erforderlich ist und die betroffene Person anderenfalls nicht ihre Rechte nach der DSGVO effektiv ausüben kann.

Deutsche Rechtsprechung

In einer aktuelleren Entscheidung des LAG München vom 12. Juni 2025 (2 SLa 70/25) folgt das Gericht der Linie des EuGH und verneint einen Anspruch auf Herausgabe einer Kopie, konkret die Kopie eines Compliance‑Abschlussberichts. Das LAG München stellt mit Bezugnahme auf eine Entscheidung des BFH vom 12. März 2024 (AZ. IX R 35/21) klar, dass es die betroffene Person darlegen muss, wenn die strukturierte Zusammenstellung der personenbezogenen Daten sowie der Informationen nach Art. 15 Abs. 1 lit. a-h DSGVO für die Wahrnehmung der ihr durch die DSGVO verliehenen Rechte nicht genügt.

Sowohl BFH als auch LAG München gehen davon aus, dass insbesondere durch die Mitteilung, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck diese Verarbeitung erfolgt, die betroffene Person regelmäßig in der Lage ist, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten und die Rechtmäßigkeit deren Verarbeitung zu überprüfen.

Auffassung der Aufsichtsbehörden zur Bereitstellung einer Kopie

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA), der sich aus Vertretern der nationalen Datenschutzbehörden der Mitgliedstaaten zusammensetzt, betont in seiner Leitlinie 01/2022 zum Auskunftsrecht vom 28. März 2023 ebenfalls, dass die Pflicht, eine Kopie bereitzustellen, kein zusätzliches Recht darstellt. Gleichzeitig fordert er eine präzise, transparente und verständliche Darstellung, ohne dies als Vorwand zur Datenkürzung zu nutzen. Ob eine Zusammenstellung oder eine Dokumentkopie verständlicher ist, ist nach Auffassung des EDSA im Einzelfall zu entscheiden.

Auch das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) erklärt in seiner Information für datenschutzrechtlich Verantwortliche zum Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO vom Dezember 2024, dass „Kopie“ i. S. d. Art. 15 Abs. 3 DSGVO nicht bedeutet, dass der Verantwortliche eine „Fotokopie“ zur Verfügung stellen muss, sondern eine strukturierte Wiedergabe der auf die betroffene Person bezogenen Daten zur Verfügung zu stellen hat. Das BayLDA bezieht sich in seinen Hinweisen auf die oben aufgeführte Entscheidung des EuGH vom 4. Mai 2023 und bestätigt, dass Dokumentauszüge oder ganze Dokumente ausnahmsweise dann bereitzustellen sind, wenn dies unerlässlich ist, um die wirksame Ausübung der Betroffenenrechte zu ermöglichen.

Im Rahmen der dritten koordinierten Prüfung der Datenschutzbehörden zur Umsetzung des Rechts auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO kritisieren diese in ihrem Abschlussbericht vom 16. Januar 2025, dass manche Verantwortliche „grundsätzlich“ keine Dokumentenauszüge liefern. In Anlehnung an die Rechtsprechung des EuGH empfehlen die Behörden auch an dieser Stelle eine konsequente einzelfallbezogene Prüfung und keine grundsätzliche Ablehnung von Dokumentenkopien.

Vorgehensweise in der Praxis bei der Bearbeitung des Auskunftsersuchens

Um im Einzelfall zu klären, ob eine Datenübersicht ausreichend oder die Überlassung von Dokumentenkopien erforderlich ist, bietet die folgende Übersicht als Checkliste eine Hilfestellung.

Datenübersicht oder Dokumentenkopie?

  • Wozu genau wird Auskunft verlangt? Sind Dokumentenkopien erfasst oder von vornherein eventuell aufgrund der Art der zu beauskunftenden Daten ausgeschlossen?
  • Ist eine Zusammenstellung der personenbezogenen Daten ohne Kopie möglich? Kann also eine vollständige, strukturierte, verständliche, präzise und transparente Auskunft erteilt werden? (Hierbei ist es auch unschädlich, einfach herstellbare Dokumentenkopien, wie z. B. einen Auszug aus einem Kundensystem oder eine E-Mail als erörternde und kontextgebende Beispiele beizufügen.)
  • Ist eine wirksame Rechtsausübung ohne (weitere) Dokumente gefährdet?
    • Ist die Kontextinformation für das Verständnis der personenbezogenen Daten erforderlich (z. B.: medizinische Befunde, handschriftliche Notizen, Tonaufnahmen)?
    • Ist eine Richtigkeits-/Vollständigkeitsprüfung ohne Sicht auf die Darstellung im Dokument nicht möglich oder unzumutbar erschwert?
  • Hat der Antragstellers subtanziell dargelegt, warum ohne Dokumentenauszüge/-kopien die Rechte nicht effektiv ausgeübt werden können?
    • Prüfung der Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit
    • Ggf. Einsatz technischer Mittel zur Schwärzung zum Schutz der Rechte Dritter, wenn einzelne Kopien herausgegeben werden.
  • Wird das geforderte Beauskunften von Dokumentenkopien transparent und begründet abgelehnt?
    • Begründung, falls entgegen dem Antrag keine Kopien von Dokumenten oder Auszügen bereitgestellt werden
    • Spezifisch zum Einzelfall und nicht pauschal
    • Nennung der verfügbaren Rechtsschutzmöglichkeiten (Beschwerde, gerichtlicher Rechtsbehelf)

Fazit

Kopien von ganzen Dokumenten oder Auszügen sind nur nötig, wenn sie für die Verständlichkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten erforderlich und unerlässlich sind, damit die betroffene Person ihre Rechte wirksam wahrnehmen kann und Rechte Dritter gewahrt werden.

Ist die betroffene Person der Auffassung, dass die Kopie der personenbezogenen Daten sowie die Mitteilung der Informationen nach Art. 15 Abs. 1 lit. a-h DSGVO für die Wahrnehmung ihrer Rechte nach der DSGVO nicht genügt, muss das von ihr substantiiert dargelegt werden.

Um das Auskunftsrecht in der Praxis rechtssicher, effizient und betroffenenorientiert zu erfüllen, sollte ein belastbarer Entscheidungsprozess etabliert, Abwägungen dokumentiert und die Daten in verständlicher Form zur Verfügung gestellt werden.

Gerne stehen wir Ihnen bei der Entwicklung und Umsetzung dieses Prozesses sowie bei speziellen Fragen zu einzelnen Auskunftsersuchen zur Verfügung.

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